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 Expérimentation d’une formation en visio conférence

 

L’historique

 

Suite à la publication du dossier sur la modélisation du cycle du Carbone, plusieurs formations ont été effectuées auprès des formateurs TICE de l’Académie, en stage établissement, lors de différents colloques  ou formations.
Fort du soutien de l’inspection générale et de celui de  nos IA-IPR, nous avons tenté de proposer pour l’année scolaire 2006-07 des stages de deux jours  à raison d’un par département (soit 6 fois deux jours) grâce à l’équipe complète de l’INRP Orléans-Tours.
Suite à la réduction des moyens alloués à la formation continue, seul un stage d’une journée a pu être mis en place sur Tours pour les collègues  de l’Indre et Loire.
Engagé de longue date dans la formation à distance  par le biais des sites de publication  Internet de l’INRP, nous avons conçu sur le thème de la modélisation du cycle du Carbone un kit de formation destiné aux formateurs. Ce kit est sensé permettre à tout collègue formateur motivé de monter un stage dans son Académie sur cette thématique.
Le dossier ainsi constitué est organisé en activités courtes et ciblées  permettant à la fois de donner les éléments de formation aux formateurs mais également permettre à un collègue motivé de s’auto former.
Ayant ainsi le support de formation déjà en ligne, il était naturel de proposer une formation totalement en ligne  permettant de toucher d’un coup toute l’Académie dans un premier temps avant d’envisager à plus grande échelle une formation nationale.

Les conditions techniques

 

Le logiciel de visioconférence  utilisé a été Marratech. Chaque personne  doit donc utiliser le client Marratech qui est téléchargeable et gratuit. . Dans notre Académie, la cellule TICE du rectorat a acheté les droits  de serveur Marratech pour 10 licences simultanées.
Ce système en expérimentation dans l’Académie est actuellement peu utilisé ce qui a permis une grande souplesse dans la phase préparatoire. En effet, lorsque l’on veut entrer dans une salle de visioconférence, cela nécessite de s’inscrire à l’avance sur un planning en ligne.
Ce logiciel permet
Les échanges vocaux
Les échanges écrits par une fenêtre de tchat soit privé soit public
La vision mutuelle par webcam
L’écran blanc qui est une zone dans laquelle chaque personne a la possibilité d’écrire. Il permet aussi d’ouvrir des documents texte, image etc. 
Dans la zone tableau blanc, il est possible de partager son bureau  et de montrer à la communauté les opérations que l’on effectue sur son ordinateur.
Lorsque le bureau est partagé, il devient possible de donner le contrôle de son ordinateur à une personne de son choix
Les principaux inconvénients de ce logiciel  réside dans le fait que la commercialisation est actuellement arrêtée et il ne semble pas que l’utilisation  de ce logiciel soit appelée à se développer au plan national. En effet, un autre logiciel (Centra ) est actuellement en expérimentation nationale.
D’autre part, la limitation à 10 licences a obligé au regroupement des collègues sur 2 ou 3 sites en limitant le nombre de connexion Marratech..

La phase préparatoire

 

La phase préparatoire active a duré 3 mois. Le soutien technique a été assuré par la cellule académique TICE, la préparation administrative  au sens large par notre IA-IPR.

Elle a nécessité :

  • L’intervention du GIP   sur le réseau informatique de chaque lycée de manière à ouvrir le port utilisé par Marratech
  • La sollicitation des responsables réseau de chaque établissement pour effectuer les installations logicielles et matérielles ainsi que les tests de fonctionnement. Le logiciel étant peu utilisé jusqu’à présent, cela a nécessité une formation rapide de chacun à l’usage du logiciel.
  • La refonte totale du kit d’autoformation en ligne de manière à l’adapter à ce type de formation.
  • Un contact préalable avec chaque stagiaire pour l’informer de la façon dont nous allions travailler  avec une phase préparatoire au stage. Une préparation assez laborieuse des formateurs pour tester le logiciel dans le maximum de conditions, maximum de lieux  et de machines différentes.

Le déroulement du stage

 

Lors de la première session le mardi 1 avril, 9 collègues  ont été réunis au lycée Camille Claudel de Blois  et 4 collègues au lycée Rollinat d’Argenton sur Creuse.
La deuxième session s’est déroulée le vendredi 4 avril  avec trois sites  (4 collègues au lycée Fulbert de Chartres, 7 au lycée Marguerite de Navarre à Bourges et 5 au lycée Bernard Palissy à Gien).
Nous étions deux formateurs, un sur Tours et l’autre sur Romorantin.
Sur tous les sites, l’installateur réseau a été présent pour le lancement du stage et il est parfois resté une partie de la journée en observateur.
Nous avons eu le soutien de deux observateurs «externes » : notre IPR lors de la première après midi  et un collègue de l’INRP basé à Lyon pour la deuxième journée.

 

Analyse :

Un questionnaire pré-stage a été demandé pour cibler le niveau de maîtrise informatique des collègues. 23 collègues ont répondu sur les 27

 

 

 

Avez vous télécharger un fichier et l’enregistrer à un emplacement choisi ?
    Tout le monde

 

Savez vous déziper une archive (fichier.zip) ?
  19 sur 23

 

Avez vous déjà construit un graphe à partir d’une feuille de calcul Open Office ou Excel ?
    17 sur 23

 

Utilisez-vous des feuilles de calcul avec vos élèves ?
    10 sur 23

 

Utilisez-vous le Tchat (MSN, Yahoo messenger ou skype) ? ; 
   11 sur 23

 

Si oui, utilisez-vous alors la communication audio ?  
  7 sur 11

 

Avez vous une appréhension face à ce type de formation à distance ?
    6 sur 23

 

Le niveau des collègues était donc assez homogène et bon mais la communication par tchat  n’était pas familière  à l’ensemble.
Parmi les 6 collègues qui avaient des appréhensions face à ce type de stage, 5 ont répondu au questionnaire post stage. Une personne reste réservée sur l’efficacité de ce stage mais avec tout de même une motivation pour continuer à se former.  Les 4 autres l’ont trouvé positif dont deux ont fini contente et rassurée  en trouvant le stage très riche et intéressant.
Il est à noter aussi que les collègues étant tous volontaires pour ce type de stage, nous avions affaire à des collègues motivés.

 

Questionnaire post stage
10 collègues de la première session sur 12 ont répondu  et 8 sur 15 pour la deuxième session qui avait lieu la veille des vacances de printemps.

Les échanges audio étaient ils de qualité satisfaisante ?

10 les ont trouvés satisfaisants 5 non satisfaisants. Lors de la première session comme de la deuxième, le formateur a demandé à une salle de couper son micro  pour éviter un retour trop fort  (et échos) ce qui a amélioré la communication mais privé les formateurs des retours salle.
La qualité son était très différente d’un lycée à l’autre. Cesi est sans doute lié à la qualité du micro. A La Châtre et à Gien, les micros ont dû être coupés en absence de communication  et avec Gien la communication s’est beaucoup effectuée par tchat. Par contre, à Blois, le retour micro était très bon et les formateurs entendaient les discussions entre collègues de la salle ce qui permettait de donner des informations complémentaires au cas ou.LE micro était un micro de téléphone portable. Pour les lycées où le micro a dû être coupé, les formateurs étaient constamment obligés de demander si la salle suivait  ce qui est une situation peu agréable.
A l’avenir, il faut donc améliorer la communication son  qui semble nécessaire  en faisant des tests.
Lister les problèmes techniques que vous avez eus lors de la formation.

Les collègues ont noté vis à vis du logiciel marratech
  • Les problèmes de son.
  • L’absence de vidéo qui a été coupé pour améliorer la qualité du son ce qui a fait perdre en convivialité.
  • Un lancement lent et aléatoire du logiciel avec parfois 10 à 15 min pour qu’il se lance et parfois sur le même poste un lancement rapide ou un blocage  définitif.
  • Un rafraîchissement de l’image du bureau partagé qui était parfois lente ce qui nécessitait pour le formateur de vérifier sur son écran de contrôle et une perte de temps dans l’attente de celui-ci. Souvent, il a été nécessaire pour rafraîchir  de sortir du partage et de le relancer, ce qui n’est pas satisfaisant.
  • Par chance sur les deux jours, le poste formateur n’a fait que 2 erreurs fatales avec obligation de relancer la machine.
Sur la formation elle-même, ils ont noté :
  • Des problèmes de droits d’accès  sur le site INRP. Ceci était nécessaire pour que l’INRP établisse une liste de diffusion mais pour la deuxième session, les pages ont été rendues publiques ce qui a évité la nécessité de s’identifier. L’identification pour consulter un site n’est pas une opération familière pour les collègues  et elle pose des problèmes.
  • Une confusion entre les consignes présentes en ligne dans le kit de formation et celles présentes sur le document papier d’accompagnement. Celui-ci avait été prévu comme une trame pour garder le fil et il n’a pas joué ce rôle. Cela aurait peut être été plus simple sans. En élargissant, les collègues ont noté une difficulté à se repérer et à suivre entre les différentes sources d’information (écran du formateur par vidéo projecteur, écran  avec le logiciel, écran de consignes du kit ACCES et document papier)
  • Le retard pris lors du lancement parfois long de certain logiciel (Open Office ou Vensim). Il est à noter que dans certains lycées, les responsables réseau ont pris une part active dans le stage en aidant les stagiaires à trouver les logiciels, les fichiers, etc. La mise en place récente du réseau Eole a été source de difficultés (droits en écriture).

Pour chacun, le problème a t il été résolu lors de la formation ?

Globalement oui mais  avec une grande part d’entre aide à l’intérieur de la salle entre stagiaires ou aussi comme dit ci-dessus avec le responsable réseau.
Quelles sont les choses qui vous ont gêné lors de cette formation ?

Lors des deux sessions, il n’a pas été possible qu’un stagiaire montre son bureau si nécessaire  car l’utilisation de Marratech n’est pas assez rapide. La situation serait très différente si chaque stagiaire avait été connecté sur Marratech. Cela aurait nécessité une licence par stagiaire
Sans reprendre ce qui a été noté  dans les problèmes, LE temps d’attente pour  que tout le monde soit au même niveau a été ressenti comme gênant. Il semble que ce problème se soit posé le vendredi et non le mardi. On peut donc penser qu’il faut limiter le nombre de sites simultanés. Deux c’est bien, trois semble de trop.
Quelques collègues ont eu des difficultés à utiliser certaines logiciels (tableur ou Vensim) ce qui, en soit n’est pas un problème s’ils ont osé poser des questions aux formateurs. Si les stagiaires connaissaient les difficultés propres à chaque logiciel, les stages seraient inutiles.

Avec vous trouver que la vision du bureau du formateur constituait une aide efficace ?

Très utile, indispensable et très apprécié à l’unanimité. Cela a nécessité de faire attention au rafraîchissement et aussi de répéter les opérations à effectuer pour être sûr que tout le monde ait eu le temps de voir.
Globalement, trouvez-vous que ce système de formation à distance est efficace et pourquoi ?

La très grande majorité a répondu oui  en notant néanmoins que l’entre aide entre collègues est indispensable.
Deux collègues ont noté que trop de temps a été consacré aux problèmes techniques et aussi un manque de convivialité augmenté par le fait qu’il n’y a pas eu partage de bureau des stagiaires.
Par expérience de formation sur les domaines «de pointe», je ne suis pas du tout sûr que nous ayons passé plus de temps sur les problèmes techniques que lors d’une formation classique. Souvent en formation classique, on passe de poste en poste ce qui fait perdre énormément de temps et le sujet de la formation impliquait obligatoirement un bon nombre de problèmes techniques.
Pensez-vous qu’une formation de ce type soit moins efficace qu’une formation classique et pourquoi ?

4 collègues seulement ont répondu oui.
Tous ont noté que ce type de stage était très intense et demandait une très forte concentration (très fatigant).
Un certain nombre de collègues ont noté qu’il était plus efficace qu’une formation classique. En formation classique, le formateur peut être accaparé par un stagiaire  soit qui est plus demandeur soit qui a plus de problèmes. Dans notre situation, le formateur en retrait  est disponible pour tout le monde  et c’est l’entre aide qui pallie  son absence physique.
D’autre part, beaucoup ont noté une intensité de concentration et de travail supérieure à une situation classique qu’un collègue résume justement ainsi. « on est en situation de survie », obligé de se débrouiller. Plus fatigant  ce type de stage développe l’autonomie.
Parmi les personnes qui ont trouvé cette formation moins efficace, cela porte sur les difficultés des échanges spontanées entre stagiaires et collègues (détecter les erreurs avant qu’elles ne se fassent, pas assez de discussions pédagogiques). Sur ce dernier point, nous avons lors de la deuxième session augmenté le temps laissé aux échanges ce qui était une lacune de la première session.
Pensez-vous que vous allez utiliser certains modules de la formation avec vos élèves ?

15 répondent oui parfois de manière enthousiaste et 3 sans doute ou peut être  mais aucun ne répond non.
Il faut relativiser ces réponses puisque les collègues étaient volontaires donc à priori intéressés par le thème. Néanmoins, si les aspects techniques avaient été trop gênants, nous n’aurions pas eu ces réponses.
Cette nouvelle procédure de stage n’a pas empêché d’atteindre les objectifs de formation.
Pensez-vous que vous allez continuer à vous former avec le kit de formation ?

12 ont répondu oui, 4 peut être et une personne est réservée.
Un des objectifs du stage était de développer l’autonomie des collègues face à la formation. En ce sens, il a plus été conçu comme une aide à l’auto formation que comme un stage de formation classique. Le fait que la majorité pense continuer à s’auto former montre donc que nos objectifs étaient atteints. Une collègue note «on aurait presque pu le faire soi-même » ce qui en soi est une confirmation du bien fondé de la notion de kit d’auto-formation.
Seriez vous favorable à recevoir une formation  sur ce même principe mais très ciblée sur 2h un mercredi après midi en restant chez vous ?

Une bonne dizaine de collègues ont répondu oui mais avec des nuances sérieuses.
  • La quasi-unanimité  trouve que l’aspect « entre aide du groupe » est indispensable. Ils proposent donc des formations  sur un lycée de proximité avec un groupe suffisant de stagiaires (une dizaine).
  • En formation plus courte, plus simple et plus ciblée.
  • En prolongement d’une formation classique qui aurait précédé.
Parmi les réponses négatives,
  • Equipement informatique personnel insuffisant.
  • Contre l’inflation du travail hors temps scolaire classique.

Commentaires libres :

Il est difficile de résumer les réponses et beaucoup reprennent des points déjà exposés.
J’ai noté la nécessité  d’un travail préliminaire (prise en main du site ACCES de modélisation du cycle du carbone, de l’aide Vensim). Ceci avait été demandé dans la phase pré stage mais sans doute de manière insuffisante. Cela devrait être un pré requis indispensable.

 

Vécu côté formateurs

 

Sur la mise en place du stage

La phase préparatoire  a été longue (4 mois)  et très prenante.
  • Prise en main du logiciel  Marratech et comprendre ou tenter de comprendre les très nombreuses raisons de disfonctionnement. Comme il a été dit, ce logiciel est capricieux. Sur un même poste, parfois il se lance, parfois il refuse de se lancer. Dans presque tous les cas, le lancement est trop long pour permettre l’interactivité avec partage de bureau. Cela pourrait se résoudre si chaque collègue avait sa connexion Marratech (ou centra) prête à être utilisé en partage de bureau.
  • L’installation dans les lycées. Elle a nécessité l’intervention des administrateurs réseau de chaque établissement. Ces personnes sont souvent des personnes débordées et cela leur a demandé un travail supplémentaire non négligeable (au moins une dizaine d’heures). Ils n’ont pas été rémunérés pour ce travail.
    On peut imaginer que nous sommes dans une phase transitoire. Lorsque le réseau Eole sera parfaitement maîtrisé, lorsque ce type de logiciel sera d’utilisation courante, la phase préparatoire sera simplifiée.
    Côté formateur, cela change la donne. Le formateur s’en remet à une tiers-personne pour tout ce qui touche à la préparation du stage alors que lors d’une formation classique, il est responsable de cette phase  et en a la maîtrise.
  • Le kit d’auto formation en ligne sur ACCES est indispensable. C’est un travail de longue haleine qui nécessite un investissement lourd (site de publication, etc…) Il correspond aux objectifs propres de l’équipe INRP et venaient dans la continuité de ce travail.
    Pour coller au mieux aux contraintes de cette formation, il a fallu refaire un nouveau dossier complet dédié à ce stage, C’est un travail échelonné sur plusieurs mois.
    Dans un autre cadre, ce kit en ligne pourrait être remplacé par un dossier papier pour le cas d’une formation plus ciblée et moins ambitieuse. Ce dossier de toute manière serait long à concevoir.
  • Ce type de stage nécessite un contact préalable entre les formateurs et les stagiaires. Il a donc fallu les contacter personnellement avant le stage et cela a été fastidieux (envoi, mauvaises adresses, rappels, etc. ).
    Une des raisons est que la grande majorité des collègues  (20 sur 27) n’utilisent pas leur adresse académique. La raison  probable est que ces collègues ne savent pas qu’il est possible de configurer sa messagerie avec plusieurs comptes de manière à recevoir sur le même poste des courriers de diverses origines (compte personnel, compte professionnel). Il serait donc utile (et indispensable) au sein de l’Académie de proposer une formation ciblée. On pourrait envisager une page d’explication pas à pas sur le site TICE académique (cela existe peut être d’ailleurs ) suivi d’une incitation forte.
    Cette étape a été compliquée par le fonctionnement du site ACCES qui au départ nécessitait une identification et donc une inscription préalable. La solution utilisée ne me semble pas la bonne méthode. Elle avait pour objectif d’obtenir une liste d’utilisateur du kit avec des adresses mail valides. Cela a fonctionné et l’INRP possède maintenant une liste de diffusion efficace. Il faudrait trouver une autre solution qui serait simple si nous étions sûrs que chaque collègue relève sa boite académique.

 

Pendant le stage

  • Fatigue et stress.
    Fatigant pour les stagiaires, ce stage était épuisant pour les formateurs avec un besoin d’énormément de concentration  et un stress certain. Les aléas techniques étant nombreux, il fallait être prêt à réagir rapidement à n’importe quelle situation. Dans ce sens, une journée complète avec trois lycées simultanés était trop ambitieux.
  • Formateurs formés.
    Ce type de stage nécessite une parfaite maîtrise du sujet et une grande expérience des formations sur le thème traité pour comprendre (deviner) la multitude des petits problèmes qui se posent au cours du stage. Il serait difficile de monter un stage sur un thème nouveau sans expérience préalable. Ceci serait peut être plus envisageable pour un thème très ciblé.
  • Nécessité de deux formateurs
    Avant le stage, nous n’avions pas prévu le rôle de chacun d’entres nous et nous pouvons maintenant tirer un bilan. Il serait très difficile d’être seul. A deux, on peut se répartir les tâches ce qui donne plus de sérénité.
          • Prendre le relais en cas de problème sur une machine. Une fois à chaque session, ma machine surchargée de tâches a fait une erreur fatale avec obligation de rebooter.
          • Etre attentif, lire et répondre éventuellement au tchat. Utiliser largement lors de la deuxième session, celui-ci s’est avéré être très utile. Il permet de prévenir les formateurs de l’état d’avancement et de compréhension de la salle  (OK ou STOP) il permet de poser des questions complémentaires qui ne nécessitent pas forcément d’être exposées à l’ensemble du groupe, et ceci sans interrompre le discours du formateur. Il répond alors sans le stress d’oublier la question lorsque cela devient possible.
          • Surveiller le rafraîchissement de l’image du bureau. Lorsque l’on est dans une manipulation informatique, il est difficile de suivre en même temps ce rafraîchissement. 
          • Donner une explication complémentaire. Le fait d’être «aveugle» nécessite de comprendre très vite le problème pour donner une explication. Le formateur n’est pas à l’abri d’un «trou de réflexion», d’une panne de méninges auquel le deuxième formateur peut suppléer.
    • Le feed-back.
      Pour le formateur, le retour des stagiaires est fondamental pour adapter son rythme, pour comprendre les difficultés. Ce retour a été  difficile car la vidéo a été éteinte pour améliorer la communication audio, et dans certain lycée, le micro a également été coupé pour éviter la surcharge sonore. Cela a nécessité des demandes fréquentes du formateur «vous en êtes où ?» . Cela a été résolu soit par la désignation d’un stagiaire « feed-back » qui était chargé soit par tchat soit par micro de dire au formateur l’état d’avancement de la salle. Ce problème resterait présent si chaque stagiaire avait été connecté sur Marratech. On ne peut envisager que pour chaque étape, chaque stagiaire annonce qu’il a fini. La situation la plus favorable est la situation vécue sur Blois  où le micro renvoyait les discussions  de la salle au loin, de manière suffisante pour comprendre l’ambiance, comprendre si la salle était perdue ou si au contraire elle avait fini.
 
  • Satisfaction.
    Pour finir et parce que certain m’ont posé la question, j’ai eu deux satisfactions.
    La première est que la technique a suivi et que les problèmes techniques ont été mineurs.
    La deuxième est l’accueil globalement  très favorable  pour ce stage à la fois au niveau technique malgré l’appréhension de certains et surtout sur le fond. Le fait que les collègues aient été intéressés, soient prêt à utiliser nos propositions et continuer à s’auto former est la plus belle des récompenses pour un formateur.

 

Et l’avenir ?

  • Le suivi de ce stage
Nous avons prévu une demi-journée à définir ensemble pour se retrouver pour des questions complémentaires. Simple si chaque personne restait chez soi cela devient lourd s’il faut à nouveau les réunir dans des établissements. Il s’agit alors d’une autre procédure de stage avec OM. Comment faire ?
J’avais proposé une solution beaucoup plus légère qui consistait  à simplement être présent chez moi un mercredi AM et que ponctuellement soit par mail soit par skype ou MSN, je puisse répondre à quelques questions complémentaires avec une connexion Marratech facultative.
Ceci est à discuter.
  • Autres stages en ligne
Voici les conditions qui semblent les plus favorables
  • Utiliser le logiciel centra qui permettrait que chaque stagiaire soit connecté en espérant  que le lancement soit plus fiable que Marratech (lié au nombre de licences)
  • Réunir les stagiaires par groupe de 10 environ dans un établissement de proximité
  • Limiter le nombre de sites simultanés à deux
  • Un micro salle bien réglé et qui reste branché. Le micro de Blois était un micro de téléphone portable  ce qui est l’idéal.
  • Deux formateurs dont l’un d’eux possède deux PC
  • Cibler les sujets sur une durée plus courte  (3 h).
  • Aspect financier

Le bilan financier reste à faire. Quelles ont été les économies pour la collectivité ?
Ces économies devraient permettre une augmentation du nombre de formations proposées et une meilleure rémunération des formateurs  (et tout simplement celle des installateurs)

  • Dérives à éviter
  • La généralisation  de ce type de formation qui couperait les formateurs des stagiaires or tout le monde sait que les formateurs sont formés grâce aux stagiaires.
  • Pour les formateurs comme pour les stagiaires, ce système présente le risque d’une inflation du travail hors temps scolaire qui n’est pas comptabilisé dans notre service statutaire. C’est donc le même problème que soulève la mise en place des ENT.

 

Remerciements :

Merci à  Pascale Montrol de la cellule TICE et à Jean-Yves Dupont pour leur aide et soutien technique et moral.
Merci aux responsables réseau sans lesquels ce stage n’aurait pas pu voir le jour .
Merci aux stagiaires courageux . Merci pour leurs réponses qui ont permis cette analyse.
Merci aux observateurs.